Sekretariat Dinas

Kedudukan, Tugas dan Fungsi Sekretariat

Komunikasi dan Informatika Kabupaten Tulang Bawang

Sekretariat adalah unsur pembantu Kepala Dinas yang dipimpin oleh seorang Sekretaris yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.

Sekretariat mempunyai tugas mengkoordinasikan, mengatur tertib penyelenggaraan administrasi umum, kepegawaian, rumah tangga, perlengkapan, keuangan, tatalaksana, kehumasan, perencanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan dilingkup Dinas Komunikasi dan Informatika.

Untuk melaksanakan tugas tersebut, Sekretariat mempunyai fungsi :

a.    Pelaksanaan urusan perencanaan program,  monitoring dan evaluasi serta penyusunan laporan program di bidang Komunikasi dan Informatika;

b.    Pengelolaan administrasi kepegawaian dan pembinaan sumber daya manusia (SDM) pegawai;

c.    Pengelolaan administrasi keuangan;

d.    Pengelolaan, pembinaan dalam arti melakukan urusan ketatausahaan, perlengkapan ,kerumahtanggaan dan tata laksana Dinas Komunikasi dan Informatika;

e.    Pelaksanaan kegiatan hubungan masyarakat, dokumentasi dan informasi Komunikasi dan Informatika;

f.     Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Sekretariat dibantu oleh :

1.    Sub Bagian Bina Program,

Mempunyai tugas melaksanakan pengolahan dan penyajian data informasi bidang komunikasi dan informatika, penyusunan rencana kerja dan anggaran serta evaluasi kinerja Dinas di bidang Komunikasi dan Informatika.

Rincian tugas Sub Bagian Bina Program adalah sebagai berikut :

a.      Menyiapkan usulan, perubahan dan pembahasan rencana kerja dan anggaran dinas;

b.     Mengumpulkan, menganalisis dan menyajikan data informasi komunikasi dan informatika;

c.      Menyiapkan bahan perumusan rencana dan penyusunan program serta memfasilitasi dan melaksanakan kerjasama dibidang komunikasi dan informatika;

d.      Menyiapkan bahan koordinasi perencanaan program komunikasi dan informatika;

e.      Menyiapkan bahan penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP);

f.       Menyiapkan bahan dan melaksanakan monitoring dan evaluasi progam serta menyiapkan bahan laporan kegiatan;

g.      Menyiapkan bahan laporan pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Bina Program;

h.      Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan bidang tugasnya.

2.    Sub Bagian Umum, Kepegawaian dan Keuangan,

Mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan, pembinaan dalam arti melakukan urusan ketatausahaan, perlengkapan, kerumahtanggaan, pelaksanaan kegiatan hubungan masyarakat, dokumentasi, pembinaan administrasi kepegawaian serta melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan dalam lingkungan Dinas Komunikasi dan Informatika.

Rincian tugas Sub Bagian Umum, Kepegawaian dan Keuangan adalah sebagai berikut :

a.      Melaksanakan pengurusan surat masuk dan keluar serta penataan dan pengarsipan;

b.     Mengatur, menyediakan alat tulis kantor, penggunaan stempel Dinas Komunikasi dan Informatika, operator telepon dan faximile, pramu tamu serta pengemudi kendaraan dinas operasional;

c.      Menyelenggarakan administrasi barang inventarisasi Dinas mulai dari rencana kebutuhan, pengadaan, penomoran inventaris, penyimpanan, penggunaan dan perawatan serta inventaris ruangan sampai penghapusan inventaris;

d.      Menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan kehumasan, dokumentasi, informasi dan koordinasi pelaksanaan pameran di lingkup Dinas Komunikasi dan Informatika;

e.      Menyiapkan bahan pengusulan kebutuhan formasi pegawai, kenaikan pangkat, perbantuan/perpindahan wilayah pembayaran gaji dan batas usia pensiun karena telah mencapai batas usia;

f.       Menyiapkan bahan pelaksanaan mutasi pegawai, meliputi peningkatan status, pengangkatan dalam jabatan, penyesuaian ijasah, peninjauan masa kerja, pemberhentian sementara, pemberhentian dan pensiun;

g.      Menyiapkan pelaksanaan pelayanan penyelesaian Karpeg, Karis / Karsu, Askes, Taspen, cuti, kenaikan gaji berkala dan pemberian penghargaan PNS;

h.      Menyelenggarakan tata usaha kepegawaian, meliputi absen, pelaksanaan apel, pembinaan mental, tindakan administratif, promosi, diklat dan tugas /ijin belajar;

i.       Menyiapkan berkas pengiriman sumber daya manusia untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan, kursus dan pembinaan lainnya di bidang komunikasi dan informatika;

j.       Mengumpulkan/mengolah data keuangan untuk bahan penyusunan laporan keuangan;

k.      Menyiapkan bahan penyusunan rencana penerimaan dan anggaran belanja Dinas Komunikasi dan Informatika, baik belanja langsung maupun belanja tidak langsung.

l.       Melaksanakan verifikasi pertanggungjawaban keuangan dan bimbingan tindak lanjut hasil pemeriksaan;

m.    Mencatat dan mengklarifikasi Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) serta menyiapkan bahan tindak lanjut;

n.      Menyiapkan laporan pelaksanaan kegiatan Sub Bagian umum, Kepegawaian dan Keuangan;

o.     Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan bidang tugasnya.

(Peraturan Bupati Tulang Bawang Nomor 36 Tahun 2011,

Tanggal 19 Oktober 2011)